Khoảng vài chục năm trước đây, văn phong thương mại thường rất dài dòng, khuôn sáo. Những cụm từ đơn giản nhất cũng dài lê thê so với bình thường, ví dụ như “Tôi rất lấy làm vinh dự được đề nghị …” hoặc “Tôi nóng lòng muốn biết liệu vấn đề này đã được bàn bạc thảo luận trước đây hay chưa” , v.v. và v.v. Và các loại thư từ trong marketing cũng không phải là một ngoại lệ. Nhan nhản trong các brochure quảng cáo hay catalogue và cả những hoá đơn, thư thanh toán là những cụm từ hoa mỹ như “Khách hàng trung thành của quý công ty” và tương tự.

Suy cho cùng, việc sử dụng văn phong bay bướm trên cũng có một điểm hay, đó có thể là bình phong che đậy những điều không tiện nói thẳng trực tiếp và người nhận phải mất bốn hay năm lần đọc mới hiểu được “thâm ý” của người viết. Tuy nhiên trong thời đại khoa học kỹ thuật phát triển vùn vụt như ngày nay, thư từ trong kinh doanh ngày càng đơn giản, súc tích hơn và những mỹ từ trên cũng dần dần biến mất. Vậy đâu là nguyên nhân dẫn đến sự thay đổi trong văn phong thương mại trong một khoảng thời gian ngắn ngủi đến vậy? Liệu có phải là do tiến bộ của máy tính hay còn do một nguyên nhân sâu xa nào khác?

Trước hết, chúng ta hãy cùng nhau nhìn vào những quảng cáo cách đây khoảng 50 năm. Chắc hẳn ai cũng phải ngạc nhiên vì lối hành văn trong các mẩu quảng cáo “xưa như trái đất” này lại khác xa với lối văn thương mại cùng thời mà trái lại, giống hết như giọng văn của chúng ta ngày nay, đặc biệt là cách diễn đạt dùng trong giao tiếp kinh doanh online (hoặc offline) bây giờ. Vì sao ư? Đơn giản thôi. Khác với các hình thức diễn đạt khác, văn phong quảng cáo bao giờ cũng phải thật ngắn gọn, cô đọng để diễn đạt thật chính xác những gì cần thiết với đúng đối tượng khách hàng. Do đó quy tắc vàng “viết như nói” của David Ogilvi đưa ra trong thập niên 50 đến khoảng hơn 50 năm sau lại cực kỳ chính xác, cho dù ngữ cảnh có thay đổi chút ít. Nhưng suy cho cùng, tất cả những hình thức thông tin trong thương mại đều mang một chức năng marketing nào đó, nên việc học theo phong cách hành văn súc tích của quảng cáo cũng là một điều khôn ngoan.

Tuy nhiên, có nhiều người cho rằng lối văn ngắn gọn đơn giản trong thương mại ngày nay bắt nguồn từ ngôn ngữ trao đổi online giữa các chuyên gia tin học từ thuở khai sinh www cách đây không lâu. Nhưng thật tình mà nói, (xin các chuyên gia tin học thứ lỗi cho) văn phong của các vị chuyên gia này thật ra chẳng hay ho gì cho lắm, và thứ ngôn ngữ mà họ dùng để chít chat với nhau khi ấy cũng chẳng giống với thứ tiếng mà chúng ta dùng để nói chuyện với nhau thường ngày. Thứ ngôn ngữ được sử dụng khi đấy được gọi là ngôn ngữ lập trình BASIC, COBOL v.v. và đủ thứ lạ đời khác mà chắc chắn là không liên quan gì đến văn phong cả. Và công trạng chính là của những nhà lãnh đạo kinh doanh trong cuối thập niên 70 đầu 80. Chịu hết xiết cảnh tượng phải trả ra hàng đống tiền và thuê văn phòng “5 sao” mà phải làm việc với những cỗ máy vô tri chỉ biết một thứ ngôn ngữ mà chính người sử dụng cũng mù mờ, các nhà quản lý kinh doanh đã gom các chuyên gia tin học đến và thẳng thừng tuyên bố: “Dẹp hết mấy câu bùa chú lập trình vớ vẩn của các vị đi - Chúng tôi không quan tâm có thứ gì bên trong những thứ máy móc kia, cái chúng tôi muốn các vị làm là tạo ra một cái máy mà có thể nói cùng ngôn ngữ với chúng tôi và có thể giúp chúng tôi đạt được mục tiêu chủ yếu của mình.”

Và thế là một thế hệ máy tính mới ra đời, đúng theo đòi hỏi của các sếp quản lý. Giờ đây máy tính là công cụ dành cho mọi người. Ai cũng có thể gõ lóc cóc những điều mình cần trên bàn phím và tự do tẩy xoá, mặc sức thay đổi câu cú cho tới khi hài lòng mà không cần phải cuống cuồng chạy đi tìm bút xoá hay điên tiết xé cả văn bản và viết lại từ đầu. Quá tuyệt!

Máy vi tính và tiếp theo đó là e-mail đã thổi vào thế giới văn chương trong kinh doanh một luồng gió mới, mang đến một hình thức diễn đạt mới, ngắn gọn, dễ hiểu, súc tích và cực kỳ hiệu quả. À không, vẫn còn một ít bất cập nho nhỏ.

Còn một số lý do khác khiến cho văn phong thương mại trở nên ngắn gọn và dễ hiểu, ví dụ như, giờ đây máy ghi điều lọc (dictating machine) và những người có khả năng tốc ký trở thành một thứ “xa xỉ phẩm” mà không phải công ty nào cũng có, vì thế mỗi nhân viên phải tự mình viết memo, thư từ và nhiều loại công văn giấy tờ khác. Mặt khác, hầu hết mọi người đều than phiền rằng màn hình máy vi tính khiến cho mắt họ mau mỏi do đó ngắn gọn là tiêu chuẩn đầu tiên cho mọi loại thư tín kinh doanh. Nhưng nói gì thì nói, ngắn gọn và dễ hiểu vẫn tốt hơn cả vì nó góp phần cắt bỏ những câu cú dài lê thê, giúp cho việc diễn đạt được hiệu quả hơn mặc dù chúng ta phải viết thẳng tuột ra những gì mình muốn nói - một việc không phải lúc nào cũng dễ dàng.

Nhưng để giải thích điều này với những bậc “lão thành” trong công ty khi họ than vắn thở dài nuối tiếc những “lời hay ý đẹp” của một thời đã qua mà không làm mất lòng nhau là một việc không phải dễ. Nói chung, không phải ai cũng thích nghi được với những thay đổi.

Pham Van Doanh – Công ty CP SNC – sưu tập

An Nhiên - Công ty Thương Hiệu LANTABRAND - lược dịch