Thế nhưng thực tế cho thấy có đến 90% doanh nghiệp không bao giờ sử dụng hình thức quảng này. Theo Hesser, để viết một bài thông cáo báo chí có chất lượng, thu hút sự chú ý của độc giả nói chung và nhóm khách hàng mục tiêu của doanh nghiệp nói riêng, cần lưu ý những điều sau.

Xây dựng những bài viết theo kiểu kể chuyện.

Thông cáo báo chí không giống một bài quảng cáo đơn thuần. Khi viết một bài thông cáo báo chí, đừng nên cố gắng nhằm vào mục đích chào bán sản phẩm hay dịch vụ. Thay vào đó, hãy thực hiện vai trò của một nhà báo, tức là cung cấp cho độc giả những thông tin mà họ quan tâm. Hiện nay, những bài báo theo kiểu kể chuyện thường thu hút được nhiều độc giả nhất. Trong một bài báo, hãy lồng việc nói về sản phẩm và dịch vụ của doanh nghiệp vào một câu chuyện với đầy đủ tình tiết, trả lời các câu hỏi: ai, việc gì, ở đâu, khi nào, như thế nào. Nếu có thể, nên kể lại những ví dụ về việc một số khách hàng đã sử dụng sản phẩm hay dịch vụ của doanh nghiệp và điều đó đã đem lại cho họ những lợi ích gì. Nếu câu chuyện được viết một cách sinh động, giàu cảm xúc, nó sẽ có tác dụng tốt hơn trong việc gây sự chú ý của khách hàng.

Gây chú ý cho người đọc ngay từ phần mở đầu.

Tựa đề và những câu mở đầu là phần quan trọng nhất của một thông cáo báo chí. Nếu không gây được sự chú ý của người đọc ngay từ đầu, doanh nghiệp sẽ không thể tiếp cận với nhóm khách hàng mục tiêu của mình. Phần cao trào của một câu chuyện trên báo chí thường nằm ở phần đầu. Đây là điều khác biệt nhất giữa một bài báo với các dạng tài liệu tiếp thị và quảng cáo khác. Những phần tiếp theo sau của một bài báo chỉ là những chi tiết bổ sung cho phần chủ đề chính đã nói ở đầu.

Viết cho các phương tiện thông tin đại chúng chứ không phải cho khách hàng.

Khi xây dựng một thông cáo báo chí, doanh nghiệp nên nghĩ rằng nó không phải là quảng cáo sản phẩm hay dịch vụ, mà là cung cấp cho các nhà báo một câu chuyện, một mẩu tin thú vị, tạo ra được niềm hứng thú ở họ, khiến họ muốn chia sẻ hay thông báo điều đó đến các độc giả. Tất nhiên báo sẽ không chọn đăng những bài viết nặng về quảng cáo nhắm vào khách hàng, mà điều họ cần hơn là những thông tin khách quan đến với đa số bạn đọc.

Bài báo phải ngắn gọn và bám sát chủ đề.

Một thông cáo báo chí tốt nhất chỉ nên gói gọn trong 500 từ và không nên được trình bày dài quá hai trang A4. Có thể đưa các thông tin liện hệ vào (tên công ty, tên người liện hệ, địa chỉ, điện thoại, địa chỉ thư điện tử, địa chỉ website), nhưng cần lưu ý rằng người liên hệ phải là người có thể sẵn sàng trả lời mọi câu hỏi liên quan của báo giới và độc giả.

Theo Doanh Nhân Sài Gòn Cuối Tuần