Bản tin doanh nghiệp là một phương tiện hữu hiệu để xây dựng mối quan hệ với khách hàng. Bằng cách đối thoại chủ động và đều đặn, bản tin điện tử tạo điều kiện cho công ty bạn tương tác trực tiếp với một lượng đáng kể đối tác khách hàng tiềm năng. Thế nhưng không phải doanh nghiệp nào cũng biết tận dụng ưu thế của bản tin.
Một khi bản tin bị biến thành công cụ marketing trá hình, cuộc đối thoại sẽ chấm dứt. Vì vậy, một cách nhẹ nhàng, hãy biến bản tin thành những cơ hội ăn trưa vui vẻ, những cuộc chuyện trò đều đặn, nơi bạn thể hiện một giá trị thực một cách khóe léo. Sau đây là một kinh nghiệm về một số kỹ thuật xây dựng bản tin doanh nghiệp hiệu quả, do tuần báo Businessweek giới thiệu.
Thu hẹp đối tượng
Chi phí gửi bản tin bằng internet như là zero nên nhiều công ty cho rằng “càng đông người nhận, càng tốt”. Thực tế cho thấy điều ngược lại, nói chuyện với nhiều người với cùng một giọng điệu, một nội dung sẽ chẳng mang lại hiệu quả. Có hàng tá thông tin khiến đối tác, khách hàng tiềm năng của bạn quan tâm và điều quan trọng là làm sao để bản tin công ty nằm hàng đầu trong danh sách những thứ cần đọc. Hãy định vị nhóm độc giả nào là nhóm sẽ quan tâm nhất đến nội dung, tính chuyên môn của bản tin công ty bạn.
Nội dung lý thú, bổ ích đối với người đọc
Càng nói nhiều về bản thân doanh nghiệp, càng ít người quan tâm đến bạn nói gì. Tấm vé để vào sâu trong tâm trí người đọc là làm sao đọc giả nhận biết thông tin là có ích cho họ. Ngoài những nội dung tự biên soạn, bản tin có thể thêm một vài đường dẫn đến các địa chỉ hay trên mạng để làm phong phú nội dung.
Chuyển bản tin sang dạng file PDF (sách điện tử) và gửi kèm thư điện tử không phải là cách gửi bản tin tốt nhất vì người nhận có thể không muốn mở file vì lý do sợ virus. Cách tốt nhất là dùng định dạng HTML của trình duyệt, vừa cho phép thiết kế hình ảnh đẹp, vừa có thể ghi lại được lượng người thực sự đọc bản tin nhờ kỹ thuật tự động phân hồi của trang web.
Dùng ngôn ngữ nói
Ngay cả khi được hỗ trợ về mặt kỹ thuật, bản tin vẫn đến tay người đọc trước hết dưới dạng thư điện tử và người nhận có những mong đợi của riêng họ: một thứ gì đó đáng đọc, ngắn gọn, súc tích. Vì vậy, hãy chú trọng làm bản tin bằng ngôn ngữ nói. Học cách kể truyện dùng phương pháp đối thoại, gắn gọn, xúc tích, trách lối viết tự khoe thành tích. Thu hút, tận dụng sự quan tâm của độc giả ngay từ những trang đầu, đừng biến việc đọc trở thành nỗ lực kiên nhẫn rê con chuột cho hết bản tin rồi đóng lại.
Xuất bản đều đặn
Tâm lý của người nhận bản tin là họ thích vào xem, thu nhập được một số thông tin có ích, rồi thoát ra. Vì thế đừng làm họ hoảng với những bản tin dài. Khi người nhận nghĩ “để khi nào có thời gian hẵng đọc”, điều đó đồng nghĩa với việc bản tin của bạn sẽ không bao giờ được đọc. Biên tập bản tin cần ngắn gọn nhưng vẫn giữ được tính cần thiết, hấp dẫn của nội dung và xuất bản trở thành một thói quen nhàm chán. Đọc giả ở đây chính là đối tác, khách hàng tiềm năng, họ cần thời gian để xây dựng niềm tin và trở nên thân thuộc với công ty bạn.
Gia công giai đoạn cuối
Các công ty hỗ trợ về kỹ thuật cho bản tin điện tử thường đảm nhận cả khâu phân phát, quản lý danh sách gửi đi và ghi lại phản hồi của độc giả. Từ khi công ty bạn óc bộ phận công nghệ thông tin để phụ trách phần này, hãy thuê những công ty hỗ trợ kỹ thuật, họ biết cách phân phát bản tin hiệu quả nhất, đến tay người đọc nhanh nhất mà không bị kẹt trong spam (thư rác).
Theo Doanh Nhân Sài Gòn Cuối Tuần
