Sự cố trong tổ chức: lỗi do khách quan?

Tại một khách sạn 5 sao trong thành phố, một công ty sơn có ông chủ người Singapore tổ chức ra mắt sản phẩm mới.

Tất cả khách mời, trước giờ khai mạc sẽ bịt mắt bằng một dãy băng. Sau khi MC đọc lời khai mạc, khách bước vào gian phòng đã được dựng như cảnh thủy cung. Kịch bản là vậy, nhưng sau lời tuyên bố, đoàn khách bị bịt mắt rồng rắn kéo nhau vào gian phòng thì… cúp điện. Sự cố mất điện không phải 1 phút mà tới 5 phút.

Ông chủ người Singapore giận tím tái vì tin dị đoan, còn đơn vị tổ chức event nháo nhào vì sự cố quá bất ngờ… Lần đó, công ty tổ chức event xem như phá sản mọi ý tưởng. Và đây không phải là sự cố cá biệt!

Một nhân viên của một công ty event (có vốn nước ngoài) ở quận 1 kể rằng tháng 8/2004 công ty nhận thầu một event mang tầm cỡ quốc gia tại Hà Nội. M., phụ trách tổ chức chương trình cho biết: "Sự kiện này diễn ra ba ngày tại Hà Nội. Ngày thứ nhất, máy lạnh hư. Ngày thứ hai, đơn vị cho thuê mặt bằng báo là đang sửa và đến ngày thứ ba mới xong".

Nhà tổ chức than phiền đơn vị thi công dịch vụ. Đơn vị thi công dịch vụ đành trông chờ vào đơn vị cho thuê mặt bằng, vì trên nguyên tắc về kỹ thuật điện phải do đơn vị cho thuê mặt bằng quản lý.

Nhưng đau hơn, khi thanh toán hoá đơn thì tiền máy lạnh vẫn… tính đủ. Chuyện thiệt hại do hai ngày hư hỏng và sửa chữa máy lạnh bị đơn vị cho thuê mặt bằng… quên! M. nói: "Ở Hà Nội hiện nay, duy nhất địa điểm của họ có sức chứa lớn nên chúng tôi muốn than phiền cũng không dám, vì sợ gây ồn ào thì lần sau quay lại họ không chịu ký hợp đồng cho thuê…".

Lượng, chất đều không đủ

Năm 2002, Tp.HCM có 116 chương trình hội nghị khách hàng, đến năm 2003 con số này là 204 và năm 2004 (tính đến ngày 9/12) đã có 253 chương trình được đăng ký, theo Sở Thương mại Tp.HCM. Lượng chương trình ngày càng dày, thế nhưng chất lượng thì có theo kịp?

Bà Trần Diệu Hồng, trưởng phòng đối ngoại Vennus Communications nói rằng bây giờ nếu khách hàng yêu cầu kiếm địa điểm tổ chức trên 500 người trong khách sạn 5 sao thì rất căng! Nguyên nhân là khách sạn 5 sao có sức chứa 500 khách trở lên hiện nay chỉ có hai nơi đáp ứng được là Equatorial và Sheraton. Các nơi khác, hầu hết khán phòng nhỏ, sức chứa chỉ trung bình từ 300 - 450 khách như Sofitel, Omni…

Trong khi đó, ông Lâm Viết Hùng, trưởng phòng tổ chức sự kiện công ty Ogilvy & Mather Việt Nam cho biết: "Việc tìm những địa điểm mới để tổ chức event cũng là một trong những yếu tố quan trọng mà khách hàng yêu cầu".

Không đủ về "lượng", về "chất" lại càng có nhiều điều phải nói. Hệ thống các địa điểm tổ chức event hiện nay như khách sạn, nhà thi đấu, CLB, sân vận động - đặc biệt là nhà thi đấu, CLB, sân vận động - hầu như chỉ đáp ứng được ít hạng mục trong tổng "gói" thầu dịch vụ cho thuê địa điểm tổ chức. Đa số chỉ là phần khung, bao gồm: mặt bằng, lực lượng bảo vệ (nếu có) và dịch vụ vệ sinh.

Ngay cả như ở CLB Nguyễn Du, địa điểm mới nhất hiện nay, hoạt động từ tháng 12/2002 nhưng theo đánh giá của ông Nguyễn Văn Hùng, phó giám đốc CLB: "Chúng tôi chỉ mới bán khoảng 30% hạng mục trong tổng gói thầu dịch vụ cho thuê địa điểm". Gói thầu đó bao gồm mặt bằng, bảo vệ, vệ sinh, giữ xe; còn các công trình phụ khác như âm thanh, ánh sáng vẫn chưa đủ khả năng phục vụ tốt nhất cho các chương trình.

Đến nay, CLB Nguyễn Du vẫn chưa có sân khấu, dù thời gian qua, đây là địa điểm tổ chức nhiều chương trình giao lưu văn hóa, văn nghệ. Tương tự, nhà thi đấu Quân khu 7 hiện cũng chỉ mới cung cấp 3 hạng mục như trên, dù rằng đây được xem như địa điểm tổ chức sự kiện có sức hút khá hiện nay với sức tăng trưởng dịch vụ - theo thống kê của ban chủ nhiệm - trung bình 50% mỗi năm.

Trong khi đó, ông Lâm Viết Hùng cho biết khi chọn lựa mặt bằng, điều đầu tiên ông nghĩ đến ngoài lượng khách "tải" được còn có các dịch vụ cộng thêm như âm thanh, ánh sáng, bãi giữ xe đủ phục vụ cho khách đến, điều kiện vận chuyển thuận lợi…

Một điều khác, cả ông Lâm Viết Hùng và bà Trần Diệu Hồng đều nhấn mạnh, là sự hợp tác của đơn vị thi công dịch vụ và đơn vị cho thuê mặt bằng. Bà Hồng than phiền: "Có những đối tác cho chúng tôi mượn mặt bằng để chạy thử chương trình trước một ngày, thậm chí chỉ nửa ngày. Nếu muốn có nhiều thời gian hơn thì phải trả thêm tiền. Điều này khiến chúng tôi bị áp lực rất nhiều vì chương trình lớn cần phải chạy thử nhiều lần để giảm rủi ro".

Một người phụ trách tổ chức chương trình của một công ty quảng cáo ở Q.1 kể rằng đã gặp trường hợp khách sạn không cho nhân viên thi công làm đêm đem thức ăn, đồ uống vào, và nhà vệ sinh bị khóa cửa đến sáng hôm sau.

Doanh thu lớn, nhưng lợi có dài?

Hầu hết các đơn vị có địa điểm cho thuê mặt bằng đều tồn tại song song hai hay nhiều chức năng. Trong đó, trên danh nghĩa, cho thuê địa điểm tổ chức event chỉ là chức năng phụ.

Chức năng phụ, nhưng thực tế là nguồn thu lại lớn. Hiện nay tỷ trọng doanh thu từ cho thuê địa điểm của CLB Nguyễn Du chiếm khoảng 50% so với doanh thu toàn đơn vị. Riêng tại nhà thi đấu Quân khu 7, con số này là 2/3. Tại khách sạn Omni, tuy phòng đại yến tiệc chỉ có sức chứa 350 - 400 người nhưng doanh thu từ dịch vụ này cũng đã chiếm 15 - 20% trong tổng doanh thu của khách sạn…

Hiện nay, giá cho thuê mặt bằng tại các CLB, nhà thi đấu, sân vận động trung bình từ 15 - 35 triệu đồng/chương trình. Các dịch vụ còn lại như điện, vệ sinh, bảo vệ… được tính thêm từ 10 - 15 triệu đồng/chương trình. Với khách sạn, mặt bằng được tính theo đẳng cấp khách sạn, số đầu người và dạng tiệc.

Thu lớn, nhưng các dịch vụ này chưa được đầu tư thêm để bán được nhiều "hàng". Các nhà quản lý cho rằng hoạt động này còn khá mới mẻ nên nhiều đơn vị còn ngại ngần; và do hoạt động này chỉ mang chức năng phụ nên cũng rất khó đổ kinh phí để đầu tư. Ông Hùng cũng thừa nhận, nguồn thu sẽ còn tăng thêm nữa nếu như các đơn vị có mặt bằng chủ động khai thác các dịch vụ cộng thêm.

Theo SGTT