Quy trình ngược

Bỏ ra hàng trăm triệu, thậm chí hàng tỉ đồng đầu tư cho công nghệ thông tin (CNTT) nhưng hệ thống không vận hành được và cuối cùng doanh nghiệp lại trở về với phương pháp làm việc cũ. Số tiền đầu tư coi như đem đổ sông. Theo các công ty phần mềm, không ít doanh nghiệp đã thất bại như vậy và câu chuyện đó lan truyền từ người này sang người khác khiến người đi sau do dự trong việc ứng dụng CNTT vào đơn vị mình.

Ông Phí Anh Tuấn, Phó giám đốc Công ty AZ Solutions, cho rằng nhiều đơn vị ứng dụng CNTT theo quy trình ngược. Ông nói: “Lãnh đạo doanh nghiệp thấy CNTT hay và họ có xu hướng chọn người am hiểu chuyên môn để giao trách nhiệm tìm kiếm giải pháp. Những người này tốt nghiệp đại học chuyên ngành tin học, giỏi CNTT nhưng lại ít am hiểu về quy trình kinh doanh nên sự chọn lựa của họ chủ yếu dựa trên các tiêu chí về công nghệ, thay vì phải căn cứ vào những khó khăn về mặt kinh doanh mà công ty đang cần giải quyết”.

Như vậy, ngay từ đầu, việc chọn người giao nhiệm vụ tìm kiếm giải pháp ở doanh nghiệp đã sai. Thay vì một người am hiểu về quản lý và quy trình kinh doanh của đơn vị, thì lại chọn chuyên viên kỹ thuật. Kế đến là hướng tiếp cận sai vấn đề của chuyên viên, rồi sau đó người này lại phản hồi, tư vấn cho lãnh đạo theo hướng của mình. “Chọn sản phẩm phần mềm không đúng với nhu cầu thực của doanh nghiệp thì khó mà thành công”, ông Tuấn khẳng định.

Các nhà cung cấp giải pháp cũng có một phần trách nhiệm trong thất bại của doanh nghiệp. Thay vì tư vấn, thuyết phục để khách hàng chọn lựa đúng, nhiều nhà cung cấp lại dễ dàng chiều theo ý của doanh nghiệp để bán được hàng mà không quan tâm nhiều đến kết quả ứng dụng. Các công ty CNTT cho biết, không ít nhà cung cấp thậm chí còn không có khả năng chứng minh bằng con số cụ thể về hiệu quả đầu tư CNTT cho khách hàng của mình, mà chỉ nói hiệu quả một cách chung chung. “Doanh nghiệp mơ hồ về hiệu quả, nhà cung cấp cũng chẳng khá hơn thì đầu tư sai mục đích là tất yếu”, giám đốc một công ty phần mềm nói, “khi quyết định đầu tư vào CNTT, doanh nghiệp phải thấy rõ lợi ích và nó phải được định lượng bằng tiền, không phải những cái lợi định tính chung chung”.

Nên đi từ thấp đến cao

Với kinh nghiệm hơn 10 năm trong thị trường dịch vụ CNTT và đã triển khai ứng dụng cho hàng ngàn khách hàng, ông Hà Thân, Giám đốc Công ty Lạc Việt, khuyên doanh nghiệp không nên đi thẳng vào phần mềm quản lý doanh nghiệp (ERP), mà đi từng bước, từ đơn giản đến phức tạp.

Ông nói: “Chúng tôi thường tư vấn cho doanh nghiệp với bước khởi đầu là ứng dụng CNTT để giải quyết những vấn đề bức xúc nhất liên quan đến tài chính, kế toán. Lĩnh vực này đã có chuẩn mực rõ ràng nên việc ứng dụng thường thuận lợi và dễ thành công”. Theo kinh nghiệm của Lạc Việt, hiệu quả đạt được trong bước đầu này rất cao, lên đến 95%, và điều đó đã thúc đẩy doanh nghiệp tiếp tục đầu tư cho bước hai nhằm xử lý những tồn tại khác.

Bước kế tiếp là ứng dụng ERP. Theo đánh giá của ông Thân, nếu thực hiện tốt giai đoạn này sẽ khắc phục được những bất cập, tạo ra thay đổi về khả năng quản lý sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp, qua đó cải thiện hiệu quả kinh doanh và sức cạnh tranh. Nhưng đây cũng là bước khó khăn nhất. Ứng dụng ERP không những đòi hỏi thay đổi quy trình quản lý, điều hành cho khớp với công cụ CNTT mà còn phải cải tổ lại bộ máy nhân sự. Việc cải tổ bộ máy khó tránh khỏi phải sa thải một số người đang nắm chức vụ chủ chốt trong công ty để bổ nhiệm người mới có trình độ chuyên môn và khả năng phù hợp hơn. “Thông thường, có đến một nửa giám đốc chùn tay khi đụng đến vấn đề này, vì đối tượng phải sa thải nhiều khi rơi vào người thân trong gia đình hoặc người tham gia góp vốn trong công ty”, ông Hà Thân cho biết. Vì khó khăn như vậy, nên đến giai đoạn ứng dụng ERP, số doanh nghiệp bỏ cuộc chiếm đến bốn phần năm.

Công ty Liksin cũng đi theo lộ trình như ông Hà Thân giới thiệu và nay đã thành công với ERP. Ông Nguyễn Ngọc Sang, Giám đốc Liksin, cho biết ứng dụng ERP cũng tương tự như hệ thống quản lý chất lượng ISO, nó đòi hỏi sự quyết tâm từ người lãnh đạo cao nhất. Ông nói: “Dù đã tích lũy nhiều kinh nghiệm và sự quyết tâm qua quá trình thực hiện ISO, nhưng khi ứng dụng ERP chúng tôi cũng rất trầy trật”.

Bên cạnh sự quyết tâm, người quản lý doanh nghiệp còn phải hiểu rõ mình muốn gì để từ đó tích hợp vào ERP những chức năng có thể giải quyết nhu cầu đó. Vấn đề này tưởng như đơn giản, nhưng thực tế thì không dễ dàng. Chẳng hạn, giám đốc muốn thông qua công cụ CNTT để quản lý việc tiếp thị và bán hàng tốt hơn, nhưng các nội dung cụ thể trong công tác này là gì thì không phải ai cũng thông suốt. Ông Sang nói: “Chỉ đến khi vận hành, lãnh đạo doanh nghiệp mới nhận ra đã bỏ sót nhiều nội dung cần thiết. Có những thiếu sót có thể cập nhật ngay vào phần mềm để sửa chữa, nhưng cũng có trường hợp không thể mà phải đợi đến khi kết thúc năm tài chính”.

Ngoài ra, khi ứng dụng ERP, hệ thống tổ chức của doanh nghiệp phải ổn định, quy trình quản lý và nhiệm vụ của từng cá nhân, bộ phận cũng phải rõ ràng. Tình trạng bất ổn trong bộ máy sẽ gây rủi ro cho việc ứng dụng CNTT và điều này thường xảy ra ở doanh nghiệp nhà nước. Nếu giám đốc mới không chấp nhận kế tục chính sách của người tiền nhiệm thì việc đầu tư CNTT dễ thất bại.  

Theo TBKTSG